Organogram

Organisaties zijn eigenlijk elke afspraak tussen twee of meer mensen die een gemeenschappelijk doel willen nastreven. Je kan al een organisatie starten als je met zijn tweeën een limonadekraampje start uit kratten en een plank, waarbij de één de limonade maakt en de ander het verkoopt. Je hebt dan geen extra afspraken nodig omdat het doel simpel is en de kans dat het fout gaat erg klein is.

Bij grotere organisaties heb je meer afspraken nodig. Met meer mensen en meer geavanceerde doelen is het belangrijk dat het duidelijk is hoe de mensen zijn geörganiseerd.

Dit begint bij het verschil tussen de belanghebbenden van de organisatie en de uitvoerenden. Ben je eigen ondernemer, dan ben je beiden tegelijk; je voert het werk uit en het geld gaat naar jou. In grotere organisaties is dit niet zo. Daar wordt een directeur aangesteld om het uitvoerende werk te orkestreren. Deze draagt verantwoording af aan de belanghebbenden; aandeelhouders, een familie, het parlement (als het een overheidsinstelling is) of een bepaalde doelgroep (als het een ideële organisatie is zoals het Rode Kruis of het Wereld Natuur Fonds).

Als de directeur verantwoording afdraagt aan de belanghebbenden, dan zijn er weer anderen die verantwoording afleggen aan de directeur. Het moet zo zijn dat de directeur alles weet van wat er afspeelt in de organisatie, al is het op hoofdlijnen, zodat deze goed sturing kan geven en met volledige informatie kan vertellen hoe de organisatie ervoor staat. De sturing is die informatie die de directeur naar de anderen geeft over de doelstellingen. Na een bepaalde termijn moeten de anderen melden hoe het gegaan is en in hoeverre het gelukt is deze doelstellingen te halen.

De directeur zal de verschillende bedrijfsactiviteiten groeperen en delegeren naar een specialist in een ‘portfolio’. Alle zaken rondom het personeel worden gedelegeerd naar iemand die verstand heeft van personeelszaken. Dit kan dan de “Directeur Personeelszaken” heten. Deze kan het werk weer verdelen over anderen die een deel van het portfolio op zich nemen. Samen vormen zij een afdeling van het bedrijf. De mensen rapporteren dan allen aan deze ene directeur. Hetzelfde geldt voor facilitaire zaken, ICT, inkoop, productie, juridische zaken. Het is handig om het acroniem SCOPAFIJTH te onthouden. Hiermee onthoud je welke belangrijke interne zaken er allemaal geregeld moeten worden in een organisatie.

Het steeds verder opdelen van de organisatie levert een taxonomie op (een boomstructuur) van mensen die aan elkaar rapporteren. Dit noemen we een organogram.

Bij elk blok in het organogram moet het duidelijk zijn wie dat deel leidt. Dat is namelijk degene aan wie iedereen rapporteert. Deze persoon rapporteert dan aan het blok erboven. Wanneer ze dat doen en hoe, dat lees je niet uit het organogram. Wel kan je het gebruiken om een verantwoordelijke op te zoeken. Stel dat er een offerte wordt aangevraagd voor een groot ICT-systeem door een bedrijf, dan wil je weten of deze offerte uiteindelijk wel ondertekend wordt door de juiste persoon. Je kan dit dan opzoeken in het organogram.

Organogrammen worden ook gebruikt in samenhang met bedrijfsprocessen; daar waar het proces van de ene naar de afdeling gaat, wil je ervoor zorg dragen dat de juiste informatie wordt uitgewisseld zodat het proces goed kan verlopen. Je kan dan de afdelingen ook terug zien komen in de ‘swim lanes’. Zie daarvoor meer over BPMN.