RACI

Een RACI-matrix is een overzicht van de verdeling van verantwoordelijkheden en taken binnen een organisatie. Het staat voor:

• R: Responsible (Wie is er verantwoordelijk voor de uitvoering van het werk?)
• A: Accountable (Wie is de belanghebbende voor wie het werk moet worden gedaan, die ook de kwaliteitseisen stelt en checkt?)
• C: Consulted (Welke partijen moeten worden geconsulteerd zodat de juiste belangrijke informatie beschikbaar is om het werk uit te voeren?)
• I: Informed (Welke partijen moeten worden geïnformeerd over de voortgang en de oplevering van het werk?)

Soms ook RASCI

Soms wordt ook de term RASCI gebruikt. Dan staat de S voor “Supporting, de partijen die bij het werk ondersteuning moeten bieden zodat het goed uitgevoerd kan worden.

Het verschil tussen de R en A wordt nog wel eens gemist door mensen die het Engels niet als voertaal hebben. Het klinkt alsof beiden ‘eindverantwoordelijk’ zijn. Maar het verschil zit er in dat de Responsible verantwoordelijk is voor het uitvoeren van de taak, de persoon die Accountable, zorgt voor de controle van de kwaliteit op het resultaat.

De partijen Consulted en Informed zijn betrokken maar zelf niet verantwoordelijk voor het resultaat. Wel moeten alle geconsulteerde partijen hun expertise leveren, zonder welke de activiteit mogelijk verkeerd wordt uitgevoerd, met allerlei gevolgen.

Van een proces kan een RACI-tabel worden gemaakt door voor elke activiteit te benoemen welke partijen de RACI-partijen zijn.

Activiteit	Responsible	Accountable	Consulted	Informed
Openstellen vacature	HRM Ops mw	Manager afdeling	Senior mw Mw Legal
Selectie CVs	HRM Ops mw	Manager afdeling
Gesprekken houden	Mgr afdeling	Manager HRM	HRM Ops
Selectie medewerker	Mgr afdeling	Manager HRM	Manager HRM	Mgr Legal
Contract opstellen	HRM Ops mw	Manager afdeling	Mgr Legal	Mgr afdeling Mgr HRM

Voorbeeld: Aanbestedingsbeslissing nieuw project bij een gemeente

Voor een gemeente is het belangrijk dat er transparant wordt omgesprongen met het geld. Zie de Overheid.nl: Aanbestedingenwet. Je kan niet een ICT-systeem laten bouwen voor 1.000.000 Euro door je buurman zodat hij voor jou dan een gratis nieuwe laptop kan regelen.

Het aanbestedingsproces zal er uit bestaan dat de belangrijkste afdelingen bij kunnen dragen aan de keuze voor de leverancier, het soort systeem, de vereisten en hoe het onderhouden moet worden. Eerst moet worden gespecificeerd wat er nodig is. Diverse partijen dragen bij aan die specificatie. Dan wordt gezocht naar mogelijke partijen via oproepen in de media. Er worden voorstellen gedaan, er worden selectiegesprekken gehouden. Er wordt onderzoek gedaan naar partijen. Sommige partijen vallen af en worden hierover aangeschreven. Aan het eind van het proces moet een keuze gemaakt worden, vaak tussen de 3 overgebleven leveranciers, en moet er een handtekening gezet worden onder het project dat dan wordt gestart.

Deze ene activiteit is dus zeer belangrijk. In elke activiteit wordt de RACI-verdeling gemaakt. In deze dus zeker ook. Wat zou daar de invulling van kunnen zijn?

• R: Als dit een ICT-systeem is, dan zal de hoogste manager binnen ICT degene zijn die verantwoordelijk is voor het goede verloop van deze stap.
• A: De gemeentesecretaris is de hoogste ambtenaar binnen de gemeente. Gegeven dat het hier gaat om een aanbesteding voor een belangrijk project met een hoge prijs, kan het zijn dat deze persoon ‘accountable’ is en fungeert als degene die aftekent op de kwaliteitseisen en het goed verlopen proces.
• C: Gegeven dat het inhoudelijke deel van het proces voorbij is en alle informatie nu netjes op papier staat, zijn er geen partijen meer nodig om te consulteren.
• I: Zodra getekend is, moeten er allerlei stappen in gang worden gezet om het project te starten. De afdeling projectmanagement, bepaalde managers bij ICT en mensen die contracten beheren moeten allemaal geïnformeerd worden zodat zij hun werk kunnen starten.