Skip to content

Stakeholder analyse

Het uitvoeren van een ICT project gebeurd niet in een vacuüm. De opdracht wordt uitgevaardigd door partijen, is afhankelijk van (andere) partijen en wordt gebruikt door anderen.

Je project als een Adventure game

Veel van jullie zijn bekend met adventure games. In dergelijke videogames ben je de hoofdrolspeler in een interactief verhaal waarin je moet verkennen en/of puzzels moet oplossen om een missie te volbrengen. Daarvoor ben je o.a. afhankelijk van de interacties met andere karakters die je in het spel moet vinden of onderweg tegenkomt. Bij het uitvoeren van ICT-projecten is dat niet anders.

Voor het succesvol afronden van je opdracht ben je afhankelijk van andere ‘karakters’. Die noemen we in de bedrijfskunde stakeholders of belanghebbenden. Daaronder verstaan we andere mensen, groepen en organisaties die invloed hebben op en/of beïnvloed worden door jullie project.

Een essentieel onderdeel van een project is dus om te verkennen wie deze stakeholders zijn. Dat doe je middels een stakeholder analyse. Als je begrijpt hoe deze stakeholder invloed kunnen uitoefenen op het verloop van het avontuur/project vergroot je de kans dat de missie slaagt.

Stakeholder Analyse: de toegevoegde waarde

In de beginfase van een project is het ‘good practice’ om een stakeholder analyse uit te voeren. Deze analyse levert waardevolle informatie voor het opstellen van user stories. Die draaien namelijk om wat de stakeholders echt belangrijk vinden, hun behoeften staan centraal.

De stakeholder analyse levert daarnaast ook input voor een risico analyse. Het uitvoeren van een dergelijke analyse helpt ook om je project team op één lijn te krijgen en het proces soepel te laten verlopen.

Om weer terug te grijpen naar de adventure game:

“Het gaat er om dat de behoeften van de betrokken begrepen worden en dat het avontuur voor iedereen bevredigend is.”

prioriteiten_dimensies
Vier variabelen die belangrijk zijn voor het stellen van prioriteiten. Bron: agilescrumgroup.nl

Hoe voer ik een Stakeholder Analyse uit?

Je kunt een stakeholder analyse uitvoeren aan de hand van de volgende stappen:

  1. Identificeren
  2. Prioriteren

1. Identificeren van Stakeholders

Om een beeld te krijgen van wie de stakeholders zijn kun je de volgende vragen [^1] als leidraad gebruiken.

  1. Wie zijn de beoogde gebruikers van het product?
  2. In welke doelgroepen/persona’s zijn deze gebruikers onder te verdelen?
  3. Wie is/zijn de beoogde koper(s) van het product? Verschilt dit tussen bedrijven en individuele gebruikers?
  4. Wie kan het product gebruiken voor ongeplande of kwaadaardige doelstellingen (bijv. hackers, dieven, copyright schenders)?
  5. Wie/wat kan nog meer worden geraakt door dit product die niet direct betrokken zijn (bijv. de buurt, het milieu, de lokale overheid, de vakbond etc.)?
  6. Als het product in de toekomst grootschalig wordt gebruikt, wie/wat zijn dan de stakeholders (bijv. toekomstige generaties, nationale overheid)?
  7. Wie maken het product (bijv. ontwerpers, ontwikkelaars, business analisten, testers)?
  8. Wie beslissen over het maken van het product (bijv. product owner, managers)?
  9. Wie moeten geïnformeerd worden over/betrokken worden bij het maken van het product (bijv. IT architect, andere ontwikkelteams, staf, investeerders)?
  10. Wie zijn de leveranciers (bijv. hardware en software leveranciers) van middelen die nodig zijn om het product te maken?
  11. Wie zijn stakeholders die het product niet willen of kunnen gebruiken (bijv. mensen die de technologie niet begrijpen of willen toepassen)?

Het antwoord op de bovenstaande vragen kan je vinden via het uitvoeren van desk research en field research.

Desk research

Om er achter te komen wie de stakeholders zijn begin je met desk research. Informatie vind je via verschillende bronnen, zoals:

  • Literatuurstudie: Focus je op het vinden van best practices, casestudy’s en ervaringen van anderen in vergelijkbare projecten.

  • Technische documentatie en handleidingen: Hierin zou je informatie kunnen vinden over de gebruikers, ontwikkelaars en beheerders die betrokken zijn bij het opzetten en onderhouden van de relevante soft- en hardware.

  • Online Forums en Communities: Bezoek online forums en communities gericht op het onderwerp van je project. Hier kun je discussies en vragen van professionals en experts vinden die inzicht kunnen geven in de verschillende stakeholders.

  • Websites van leveranciers: Op officiële websites van leveranciers die relevante tools en software aanbieden zou je informatie kunnen vinden over gebruikers, ontwikkelaars, en andere belanghebbenden die betrokken zijn bij het gebruik en beheer.

  • Branche- en Nieuwswebsites: Mogelijk bevatten deze artikelen en nieuwsberichten die de betrokken stakeholders in vergelijkbare projecten belichten.

  • Case Studies: Zoek naar case studies van organisaties die vergelijkbare projecten (of onderdelen ervan) hebben geïmplementeerd die inzicht kunnen geven in de verschillende rollen en stakeholders die betrokken zijn.

  • Online Profielen van Bedrijven: Raadpleeg online profielen en websites van bedrijven die gespecialiseerd zijn in het een vergelijkbaar project of de technologieën die jullie willen implementeren. Kijk naar hun teamleden en de rollen die erbij betrokken zijn of waren.

  • Webinars en Online Trainingen: kunnen informatie bieden over de betrokken professionals, hun rollen en de uitdagingen waarmee ze te maken krijgen.

Field research

Tijdens het field research verzamel je doelgericht informatie, feedback en suggesties. Dit doe je door in gesprek te gaan met de stakeholders die je al in kaart hebt gebracht. Door deze directe interactie met belanghebbenden krijg je diepgaand inzicht in hun behoeften en perspectieven. Dit is onder andere nodig om beter te kunnen voorspellen aan welke criteria je eindproduct moet voldoen.

Op basis van de bevindingen uit je veldonderzoek werk je de lijst bij die je hebt samengesteld na desk research.

2. Prioriteren

Het rangschikken van stakeholders is een strategische benadering. De bedoeling is dat je je daardoor richt op diegenen die de grootste impact hebben op het behalen van de doelstellingen van je ICT-project.

Bepalen aan welke stakeholders je de voorrang geeft doe je bij voorkeur met het hele team, net zoals bij het afstemmen van de prioriteit van user stories. Een stakeholder matrix helpt daarbij: je maakt visueel waar je prioriteit aan zou moeten geven.

Stakeholder Mapping

De Stakeholder Matrix wordt ook Stakeholder mapping genoemd. Je plot stakeholders op assen. Op 1 as score je de mate van belang van de stakeholder voor het eindproduct. Op de andere as de mate van invloed op het eindproduct. Stakeholders met zowel een hoog belang als een hoge invloed moeten de hoogste prioriteit krijgen.
voorbeeld stakeholder matrix; bron: managementsite

[^1] Bron: Hogeschool Utrecht

Gerelateerd

Verdere informatie