Implementatieplan¶
Achtergrond
Tijdens het project is er op allerlei manieren contact geweest met de opdrachtgever. De eerste versie van de software en de processen zijn gereed om in gebruik genomen te worden. Nu begint het proces van verder aanpassen van zowel organisatie, mens als techniek. Het bouwen van software en beschrijven van processen is één ding. Deze vervolgens invoeren zodat de gebruikers het kunnen en willen gaan gebruiken is een tweede. Het is daarom belangrijk een plan te maken voor deze invoering.
Dit plan bevat een aantal onderdelen: - Maak duidelijk wat de doelstelling van de applicatie is. - Stel vast op welke wijze ingevoerd gaat worden. Ga daarbij in op de keuze voor de invoeringswijze en lever een planning op die geldt tot en met het einde van het project; - Stel een procedure op voor de acceptatie. Geef daarbij aan wie bij die acceptatieprocedure betrokken zijn en welke rol ze daarin vervullen; - Stel een opleidingsplan op. Ga in het opleidingsplan in op de op te leiden partijen, datgene wat de betrokken partijen dienen te weten en zorg voor een adequate planning; - Stel ten minste twee beargumenteerde aanbevelingen op voor vervolgprojecten om tot een verdere verbetering van de prestaties van de organisatie te komen.
Invoeringswijze
Een systeem kun je op een aantal verschillende manieren in gebruik nemen. We onderscheiden er drie:
- Big-bang: ineens invoeren
- Gefaseerd: per afdeling, regio of per cluster functionaliteiten
- Schaduw draaien (parallel): het nieuwe systeem draait mee en op de achtergrond ook het oude systeem dat op deze manier up-to-date blijft en op teruggevallen kan worden.
Wat zijn nu de belangrijkste afwegingen bij het kiezen tussen één van deze drie opties?
| header | Big-bang | Gefaseerd | Schaduw draaien |
|---|---|---|---|
| Voordelen | Goedkoop, alles direct te gebruiken, geen onduidelijkheden over het tijdstip van invoering. | Falen kan redelijk opgevangen worden; invoering in stappen; leren van ervaringen. | Uitgebreid getest nieuw systeem; weinig risico’s; tijd om in te spelen voor gebruikers en beheerders; geleidelijke invoering. |
| Nadelen | Grote risico’s, schokeffect, timing (wedden op 1 paard). | tijdstip van invoeren minder duidelijk; bij problemen houdt het invoering van andere modulen op. | duur; veel extra werk; gebruikers vooraf moeilijker tot test te motiveren; onduidelijkheid. |
| Toe te passen | als er geen extra risico’s zijn; bij een relatief eenvoudig systeem; geen omvangrijke conversie; er een sterke reden van direct invoeren is; bij aanwezigheid van een vangnet; bij een goede voorbereiding. | bij complex systeem; duidelijke koppelingen tussen modulen; organisatiestructuur staat gefaseerd invoeren toe. | er geen grote verschillen tussen oude en nieuwe organisatie-structuur zijn; er geen grote verschillen tussen oude en nieuwe systeem zijn; output van oude systeem alleen wordt gebruikt voor controle. |
De bovenstaande lijstjes zijn een goede basis om je keuze op te baseren. In de praktijk zal je merken dat een keuze van nog meer factoren af kan hangen: De organisatie-structuur (Mintzberg), fasen van Nolan, systeemconcept (centralisatie, gedistribueerd, gedecentraliseerd, stand-alone), type systeem (transactie, BOS, PC-toepassingen), projectaanpak, acceptatie-strategie,systeemontwikkelingsaanpak.
opleidingsplan - Benoem relevante groepen die een opleiding moeten volgen; - Benoem de relevante kennis (of leerdoelen) voor deze groepen; - Er is een planning gemaakt welke groep wanneer een opleiding moet hebben;
Bron: https://www.itpedia.nl/2011/01/06/voorbeeld-invoeringsplan/
O-R en O-P&C