Richtlijnen voor een mail

Wanneer je een mail schrijft aan een collega, student of docent zijn de volgende richtlijnen van toepassing:

Selecteer een overtuigend onderwerp voor je e-mail

Het onderwerp moet al direct duidelijk maken aan de lezer wat de schrijver van hem verwacht.

• Geef in het onderwerp aan wat het doel van de mail is. Dus: moet iemand in actie komen? Of is de mail puur informatief? Of wil je dat iemand reageert?

• Geef in het onderwerp de inhoud prijs. Dus: vertel zo snel mogelijk wat je de lezer in de mail vertelt.

Denk na over het doel van de mail

Er zijn ontzettend veel redenen om zakelijk te mailen. Hieronder de meest voorkomende redenen.

• uitleggen
• overtuigen
• antwoord geven
• klacht beantwoorden
• informeren
• vraag stellen
• iets versturen (bijlage)
• afspraak bevestigen

Voordat je gaat schrijven, denk je eerst na over de reden waarom je de e-mail stuurt. Dat is belangrijk, omdat de reden in sterke mate de structuur van je e-mail bepaalt. Als je namelijk een

antwoord geeft op een vraag van de lezer, staat jouw antwoord centraal. Ga je iets aan iemand uitleggen, dan kies je vaak een meer stapsgewijze opbouw.

Vermeld de aanleiding voor de mail in de inleiding

Omdat de ontvanger jouw mail niet verwacht, is het belangrijk om de context in de inleiding te schetsen. Dat doe je door de aanleiding voor de mail en het doel van de mail te benoemen. In dit geval ziet dat er zo uit:

U heeft vorige week de RT3P van ons ontvangen. Ik hoop dat het apparaat u goed bevalt. Ik heb gezien dat u nog niet heeft betaald. Daarom stuur ik u deze mail.

In de eerste zin verwijst de schrijver naar de aanleiding (‘U heeft …’) en in de laatste zin geeft hij het doel weer (‘Daarom …’).

Structureer de inhoud op een compacte en overzichtelijke manier

Je kunt de kernboodschap van een mail vetgedrukt maken. Dat is prettig voor de lezer. Deel je mail op in enkele alinea’s (1 boodschap per alinea) als er veel boodschappen in de mail staan. Bij eenvoudigere mails kun je de tussenkoppen achterwege laten.

Beëindig je e-mail met een gepaste afsluiting

De eerste zin van jouw afsluiting sluit aan bij het doel van je mail. In dit geval is de mail bedoeld om een rekening betaald te krijgen. Daarom is de afsluiting van deze zakelijke e-mail:

Ik ga ervan uit dat u de factuur op tijd betaalt. En ik hoop dat u nog veel plezier van de RT3P heeft.

Een fijne dag!

Robin de Winter

Ook sluit je de mail af met een positieve boodschap en een groet.

Voeg tot slot je e-mailhandtekening en eventuele bijlagen toe

Oefening

Vraag feedback op jouw mail aan een docent of laat een van de taaldocenten naar je mail kijken.